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Datenschutzerklaerung

Gilt fuer cadma.online und alle Software-Produkte von cadma solutions UG i. G.: KDHealthSystem, KDMonitor, KDNotes, KDPlaner und CADMA – Stand: Mai 2026

Inhaltsverzeichnis

  1. Verantwortlicher
  2. Grundsaetze der Datenverarbeitung
  3. Rechte betroffener Personen
  4. Datenverarbeitung – Website
  5. Datenverarbeitung – KDHealthSystem Plattform
  6. Datenverarbeitung – KDMonitor
  7. Datenverarbeitung – KDNotes
  8. Datenverarbeitung – KDPlaner (Beschaeftigtendaten)
  9. Datenverarbeitung – CADMA Cloud-Plattform
  10. Datenverarbeitung – Windows-Agent & YACON (KDHealthSystem)
  11. Drittlanduebermittlung
  12. Speicherfristen & Loeschung
  13. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Art. 28 DSGVO
  14. Technische & Organisatorische Massnahmen (TOMs) – Art. 32 DSGVO
  15. Aenderungen dieser Erklaerung

1. Verantwortlicher

cadma solutions UG i. G.
Eichenstrasse 217, 41747 Viersen, Deutschland
E-Mail: info@cadma.online

2. Grundsaetze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit DSGVO und BDSG. Es gelten:

3. Rechte betroffener Personen

Anfragen: info@cadma.online
Beschwerderecht bei der zustaendigen Datenschutz-Aufsichtsbehoerde bleibt unberuehrt.

4. Datenverarbeitung – Website (cadma.online)

4.1 Server-Logfiles

Beim Seitenaufruf werden technisch bedingt folgende Daten im Webserver-Log gespeichert: IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen), Datum/Uhrzeit, URL, HTTP-Statuscode, uebertragene Datenmenge, Browser-Typ und Betriebssystem.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit). Speicherdauer: 7 Tage.

4.2 Kontakt per E-Mail

Ihre Angaben bei E-Mail-Anfragen werden zur Bearbeitung gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Loeschung nach abschliessender Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.3 Cookies

Diese Website verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies. Keine Tracking- oder Analyse-Cookies. Siehe Cookie-Richtlinie.

5. Datenverarbeitung – KDHealthSystem Plattform

5.1 Nutzerdaten (Admin-Zugaenge)

Im Rahmen der Nutzung der Plattform werden verarbeitet: Admin-Benutzername, E-Mail, gehashtes Passwort (bcrypt), TOTP-Secret (2FA), Rollen, Login-Zeitstempel, API-Keys.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfuellung).

5.2 Tenant-Daten

Je Mandant: Name, E-Mail, Firmenname, Zeitzone, API-Key (64 Zeichen, hashed). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Client-/Systemdaten

Fuer jedes ueberwachte Windows-System: Hostname, IP-Adresse, Betriebssystem, FQDN, Domain, Hardware-Informationen (CPU, BIOS, Mainboard), Agent-Version, Client-Typ, letzter Kontaktzeitpunkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Verarbeitungszweck: IT-Systemverwaltung des Verantwortlichen.

5.4 Metriken-Snapshots

Der Agent sendet alle konfigurierten Metriken (CPU, RAM, Festplatten, Netzwerk, Dienste, Prozesse, Temperatur u.a.) als JSON-Snapshots an die API. Diese werden tenant-isoliert in der Datenbank gespeichert.

6. Datenverarbeitung – KDMonitor

KDMonitor ist ein Echtzeit-Kundenmanagement-System fuer Autohaeuser, das Kundendaten aus DMS-Systemen (CROSS, VAUDIS Classic, LOCO-SOFT AMS) importiert und im Servicebereich visualisiert.

6.1 Verarbeitete Daten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfuellung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Serviceverwaltung).

Hinweis fuer Betreiber: Kundendaten aus DMS-Systemen unterliegen der datenschutzrechtlichen Verantwortung des jeweiligen Autohauses. cadma solutions ist Auftragsverarbeiter gemaess Art. 28 DSGVO. Ein gesonderter AVV ist mit dem Betreiber abzuschliessen.

6.2 Datenherkunft & Uebermittlung

Daten werden per Datei-Import (CROSS, VAUDIS Classic) oder Datenbankverbindung (LOCO-SOFT AMS) uebernommen. Eine Uebermittlung an Dritte findet nicht statt.

7. Datenverarbeitung – KDNotes

KDNotes ist ein standortubergreifendes Echtzeit-Nachrichtensystem. Der Windows-Client meldet sich automatisch anhand der Windows-SID des angemeldeten Benutzers an.

7.1 Verarbeitete Daten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfuellung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes betriebliches Interesse an interner Kommunikation).

7.2 Besonderheit: Windows-SID

Die Windows-SID ist ein betriebssystemseitiger, pseudonymer Identifikator. Sie ermoeglicht Single-Sign-On ohne gesonderte Passwoerter, kann aber in Verbindung mit anderen Daten auf natuerliche Personen zurueckgefuehrt werden und ist daher als personenbezogenes Datum zu behandeln.

7.3 Nachrichtenaufbewahrung

Nachrichten werden bis zur manuellen Loeschung durch den Benutzer oder Administrator aufbewahrt. Sticky Notes verbleiben lokal auf dem jeweiligen Windows-Client.

8. Datenverarbeitung – KDPlaner (Beschaeftigtendaten)

Besonderer Schutz (Paragraph 26 BDSG): KDPlaner verarbeitet Beschaeftigtendaten (Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Urlaubsantraege). Fuer diese Verarbeitung gilt Paragraph 26 BDSG (Datenverarbeitung fuer Zwecke des Beschaeftigungsverhaeltnisses) in Verbindung mit Art. 88 DSGVO. Betreiber sind verpflichtet, Betriebsraete und betroffene Mitarbeiter entsprechend zu informieren.

8.1 Verarbeitete Beschaeftigtendaten

Rechtsgrundlage: Paragraph 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO (Beschaeftigungsverhaeltnis), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfuellung).

8.2 Besonderheiten Krankheitsdaten

Krankheitstage sind nach Paragraph 22 BDSG als Gesundheitsdaten besonders schutzwuerdig (Art. 9 DSGVO). Betreiber muessen sicherstellen, dass Krankheitsdaten nur zweckgebunden gespeichert und auf einen notwendigen Personenkreis beschraenkt zugaenglich sind. Eine explizite Rechtsgrundlage (Paragraph 26 Abs. 3 BDSG oder Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) ist erforderlich.

8.3 Aufbewahrung

Abwesenheitsdaten werden fuer die Dauer des Beschaeftigungsverhaeltnisses + 3 Jahre aufbewahrt. Nach Ausscheiden eines Mitarbeiters sind dessen Daten auf Anfrage zu loeschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Datenverarbeitung – CADMA Cloud-Plattform

CADMA ist eine Cloud-basierte Medien- und Dokumentenverwaltungsplattform. Benutzer laden Dateien (Bilder, Videos, Dokumente) hoch, die moeglicherweise personenbezogene Daten enthalten.

9.1 Konto- und Authentifizierungsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfuellung).

9.2 Hochgeladene Inhalte

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Hinweis: Sofern hochgeladene Dateien personenbezogene Daten Dritter enthalten, ist der Nutzer selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher fuer diesen Inhalt. cadma solutions ist in diesem Fall Auftragsverarbeiter.

9.3 OCR-, Barcode- und Kameradaten

OCR-Scans und Kamerabilder werden im Browser per JavaScript verarbeitet. Rohbilder verlassen das Geraet nicht; nur das extrahierte Textergebnis bzw. der Barcode-Wert wird an den Server uebermittelt.

9.4 OAuth-Drittanbieter

Bei Nutzung der Social-Login-Funktion (Google oder GitHub) werden Daten vom jeweiligen OAuth-Provider uebermittelt:

Eine Uebermittlung in Drittlaender durch cadma solutions findet nicht statt; die OAuth-Anbieter selbst koennen jedoch Daten in die USA uebermitteln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch bewusste Nutzung des Social-Login).

10. Datenverarbeitung – Windows-Agent & YACON (KDHealthSystem)

10.1 Remote-Desktop-Sitzungen (klassisch)

Beim Browser-basierten Remote-Desktop werden JPEG-Frames des Zielbildschirms ueber einen WebSocket-Relay-Server uebertragen. Es wird ein Einmal-Token (5 Min. TTL, Single-Use) verwendet. Sitzungs-Metadaten (Token, Zeitstempel, Client-ID) werden nach Sitzungsende geloescht.

10.2 YACON Remote-Access-Sitzungen

YACON-Sessions sind vollstaendig AES-256-GCM End-to-End verschluesselt (ECDH P-256 Key Exchange). Der Signaling-Server (Laravel Reverb) vermittelt nur den Verbindungsaufbau – Bildinhalte sind fuer cadma solutions technisch nicht einsehbar. Verbindungs-Metadaten (Session-ID, Agent-UUID, Zeitstempel) werden fuer max. 30 Tage fuer Audit-Zwecke aufbewahrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Remote-Access-Funktionalitaet).

10.3 Dateitransfer

Beim Dateitransfer werden Dateien ueber verschluesselte WebSocket-Verbindungen (WSS) uebertragen. Der Relay-Server leitet Binaerdaten weiter ohne sie zu persistieren.

11. Drittlanduebermittlung

Eigene Server und Datenbanken von cadma solutions befinden sich ausschliesslich in Deutschland (IONOS-Rechenzentren). Eine Uebermittlung personenbezogener Daten in Drittlaender durch cadma solutions findet nicht statt.

Ausnahme OAuth (nur CADMA, optional): Bei Nutzung von Google- oder GitHub-Login koennen Authentifizierungsdaten an Server der jeweiligen Anbieter in den USA uebermittelt werden. Rechtsgrundlage: Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Verbindung mit den Standardvertragsklauseln der Anbieter. Die Nutzung ist optional; eine Anmeldung mit E-Mail und Passwort ist jederzeit moeglich.

12. Speicherfristen & Loeschung

DatenkategorieProduktFristGrundlage
Webserver-LogfilesAlle7 TageAutomatische Rotation, Paragraph 100 TKG
E-Mail-AnfragenAlle3 JahreVerjaehrungsfristen
Admin-KontenAlleVertragsdauer + 3 JahreNachweispflichten
Rechnungen / BelegeAlle10 JahreParagraph 147 AO (Steuerrecht)
Metriken-SnapshotsKDHealthSystemKonfigurierbar / bis VertragsendeBetriebszweck
Remote-Session-MetadatenKDHealthSystem30 TageSicherheits-Audit
YACON-Session-TokensKDHealthSystem5 Minuten (TTL)Single-Use-Design
Kundendaten aus DMSKDMonitorKonfigurierbar durch BetreiberZweckbindung Autohaus-Betrieb
Nachrichten (KDNotes)KDNotesBis zur manuellen LoeschungBetriebszweck
Sticky Notes (KDNotes)KDNotesLokal auf Client, bis LoeschungLokale Speicherung
AbwesenheitsdatenKDPlanerBeschaeftigungsdauer + 3 JahreParagraph 26 BDSG, Nachweispflichten
MitarbeiterstammdatenKDPlanerBis Kuendigung + 3 JahreParagraph 26 BDSG, Verjaehrungsfristen
Hochgeladene DateienCADMABis zur Loeschung durch NutzerVertragserfuellung
CADMA-BenutzerkontoCADMAVertragsdauer + 3 JahreNachweispflichten
OAuth-VerbindungsdatenCADMABis Trennung der VerbindungEinwilligung

13. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Art. 28 DSGVO

Dieser AVV gilt zwischen cadma solutions UG i. G. (Auftragsverarbeiter) und dem jeweiligen Betreiber/Kunden eines cadma-Produkts (Verantwortlicher) im Sinne von Art. 28 DSGVO. Er gilt fuer alle Produkte: KDHealthSystem, KDMonitor, KDNotes, KDPlaner und CADMA.

13.1 Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist der Betrieb, die Wartung und Weiterentwicklung der Software-Produkte von cadma solutions, je nach Nutzungsvertrag eines oder mehrere der folgenden Systeme:

Die Verarbeitung erfolgt fuer die Dauer des jeweils abgeschlossenen Nutzungsvertrages.

13.2 Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Software-Produkte. Je nach Produkt umfasst der Zweck: IT-Monitoring und Remote-Support (KDHealthSystem), Kunden- und Auftragsverwaltung (KDMonitor), interne Mitarbeiterkommunikation (KDNotes), Abwesenheits- und Personalverwaltung (KDPlaner), Medien- und Dokumentenverwaltung (CADMA).

13.3 Kategorien personenbezogener Daten

13.4 Kategorien betroffener Personen

13.5 Weisungsgebundenheit

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist durch Unionsrecht oder nationales Recht dazu verpflichtet. Weisungen werden schriftlich erteilt und dokumentiert.

13.6 Vertraulichkeit der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass alle zur Verarbeitung befugten Personen sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

13.7 Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter trifft die in Abschnitt 14 (TOMs) beschriebenen technischen und organisatorischen Massnahmen gemaess Art. 32 DSGVO.

13.8 Unterauftragsverarbeiter

Der Einsatz von Unterauftragsverarbeitern ist mit Vorabinformation des Verantwortlichen gestattet. Derzeit eingesetzte Unterauftragsverarbeiter:

DienstleisterSitzZweck
IONOS SE Deutschland Webhosting, Serverinfrastruktur fuer Laravel-Webapp, Relay-Server, coturn. Datenschutzerklaerung IONOS
kasserver.com (KONTENT AG) Deutschland E-Mail-Hosting und Postfaecher. Datenschutzerklaerung kasserver

13.9 Unterstuetzung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstuetzt den Verantwortlichen bei der Erfuellung der Rechte betroffener Personen (Auskunft, Loeschung, Berichtigung), der Meldung von Datenpannen (Art. 33/34 DSGVO) sowie bei Datenschutz-Folgenabschaetzungen (Art. 35 DSGVO) im notwendigen Umfang.

13.10 Loeschung und Rueckgabe nach Vertragsende

Nach Beendigung des Nutzungsvertrages werden alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurueckgegeben (Export) oder geloescht. Alle Sicherheitskopien werden innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende endgueltig geloescht. Der Auftragsverarbeiter bescheinigt die erfolgte Loeschung schriftlich.

13.11 Kontrollrechte des Verantwortlichen

Der Verantwortliche hat das Recht, jederzeit Kontrollen der Datenschutz-Compliance durchzufuehren oder durch Dritte durchfuehren zu lassen. Der Auftragsverarbeiter unterstuetzt diese Kontrollen und gewaehrt Zugang zu relevanten Informationen und Systemen.


14. Technische und Organisatorische Massnahmen (TOMs) – Art. 32 DSGVO

Diese TOMs gelten fuer den Betrieb aller Software-Produkte von cadma solutions UG i. G. (KDHealthSystem, KDMonitor, KDNotes, KDPlaner, CADMA) und wurden gemaess Art. 32 DSGVO unter Beruecksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Risiken implementiert. Wo TOMs produktspezifisch sind, ist das Produkt angegeben.

14.1 Zutrittskontrolle

14.2 Zugangskontrolle (Authentifizierung)

14.3 Zugriffskontrolle (Autorisierung)

14.4 Weitergabekontrolle (Transportverschluesselung)

14.5 Eingabekontrolle (Audit & Protokollierung)

14.6 Auftragskontrolle

14.7 Verfuegbarkeitskontrolle

14.8 Trennungsgebot (Mandantentrennung)

14.9 Pseudonymisierung und Verschluesselung

14.10 Besondere Massnahmen fuer sensible Daten (Art. 9 DSGVO)

14.11 Incident-Response

15. Aenderungen dieser Datenschutzerklaerung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklaerung bei Bedarf anzupassen. Es gilt stets die unter dieser URL abrufbare aktuelle Version. Bei wesentlichen Aenderungen werden bestehende Kunden per E-Mail informiert.

Letzte Aktualisierung: Mai 2026